Die Mehrheit gescheiterter Digitalisierungsprojekte hat eine gemeinsame Ursache: Es wurde ein Tool gekauft, bevor der Prozess verstanden war. Eine saubere IST/SOLL-Analyse beugt das vor – ohne sich in Beraterfolien zu verlieren.
Warum vor dem Tool der Prozess kommt
Tools lösen keine Prozessprobleme. Sie verstärken nur, was vorher da war: schnelle Prozesse werden schneller, kaputte Prozesse werden schneller kaputt. Wer ein CRM einführt, ohne den Vertriebsprozess zu kennen, hat danach ein teures Tool und denselben unklaren Prozess.
Schritt 1 – IST: was passiert wirklich?
- Eine Person je Rolle interviewen, nicht nur die Führung.
- Den Prozess Schritt für Schritt aufzeichnen, inklusive Tool-Wechsel und Wartezeiten.
- Mengenangaben sammeln: wie oft pro Woche, wie viele Vorgänge, wie viel Zeit pro Vorgang.
- Schmerzen explizit abfragen – was nervt am meisten, was kostet am meisten Zeit?
Schritt 2 – SOLL: was wäre wirklich besser?
Hier wird gebaut, was sein soll – aber nicht aus dem Tool gedacht, sondern aus dem Outcome. Welche Wartezeit darf maximal entstehen? Wie viele Klicks soll ein Vorgang kosten? Wer ist verantwortlich? Wann gilt ein Vorgang als abgeschlossen?
Schritt 3 – Delta: wo liegt der Hebel?
Aus dem Vergleich von IST und SOLL entsteht eine priorisierte Liste. Nicht alles auf einmal, sondern: wo ist der Engpass, der den Rest blockiert? Genau dort startet das Projekt – nicht beim politisch sichtbarsten Punkt.
Was Sie am Ende in der Hand haben
- Ein dokumentierter IST-Prozess mit Mengen und Zeiten.
- Ein realistischer SOLL-Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten.
- Eine Hebelliste, priorisiert nach Aufwand und Wirkung.
- Ein Pilot-Scope, der in wenigen Wochen umsetzbar ist.
